Qué datos pide SES.HOSPEDAJES y cómo recogerlos sin agobios

Por qué hay más campos que antes (y cuántos son en total)

Hasta hace poco, el parte de viajeros se reducía a unos pocos datos básicos: nombre, DNI y fecha de llegada. Con el Real Decreto 933/2021, de 26 de octubre, la cosa cambió. La plataforma SES.HOSPEDAJES, obligatoria desde el 2 de diciembre de 2024, exige ahora hasta 21 campos por viajero mayor de 14 años, agrupados en cuatro bloques: datos de identificación, datos de contacto, datos de residencia habitual y datos de la transacción.

El motivo oficial es mejorar la trazabilidad de los viajeros y contribuir a la prevención de actividades ilícitas. Sea como sea, la consecuencia práctica para ti es que tu antiguo formulario de check-in en papel —o el campo de «nombre + DNI» de tu hoja de reserva— ya no es suficiente. Si no actualizas el proceso de recogida de datos, enviarás partes incompletos, y eso también puede acarrear sanción.

Los campos concretos que debes recoger a cada huésped

La normativa distingue entre datos del viajero y datos de la transacción. Para cada persona mayor de 14 años alojada necesitarás, como mínimo:

• Nombre completo (nombre y dos apellidos o equivalente según el documento).
• Tipo de documento (DNI, NIE, pasaporte, permiso de residencia…).
• Número de documento — ojo, no es lo mismo que el número de soporte.
• Número de soporte del documento: en el DNI español son los 3 caracteres del reverso. Es el campo que más errores genera porque muchos formularios de check-in no lo incluyen.
• Fecha de nacimiento y nacionalidad.
• Lugar de residencia habitual (dirección completa).
• Teléfono móvil y correo electrónico.

Además, debes comunicar datos de la transacción: fecha de entrada y salida, número de viajeros, tipo de alojamiento y, si eres profesional, la URL del anuncio en la plataforma donde se realizó la reserva. Este último campo se olvida con frecuencia en reservas de Airbnb o Booking.

Consejo práctico: revisa ahora mismo tu formulario de check-in o el enlace de self check-in que envías a los huéspedes y comprueba que incluye todos estos campos antes de la próxima reserva.

Qué pasa con los menores: la regla que más confunde

Uno de los puntos que más dudas genera es el registro de niños. La respuesta corta: todos los viajeros deben quedar registrados, sin excepción de edad. Pero la forma de hacerlo varía:

• Los mayores de 14 años deben firmar el parte y aportar su propia documentación.
• Los menores de 14 años no están obligados a presentar documento de identidad si no disponen de uno. Sus datos (nombre, apellidos, fecha de nacimiento, nacionalidad) los facilita el adulto responsable que les acompaña, que debe indicar además la relación de parentesco.

En la práctica, asegúrate de que tu formulario de check-in tiene un apartado específico para añadir menores con esos campos. Si usas Registro Viajeros, el flujo de self check-in incluye esta sección de forma automática para que el huésped adulto la complete antes de llegar, evitando el caos de recoger esa información a la llegada.

El plazo de 24 horas: qué significa exactamente y cuándo empieza a contar

Tienes un máximo de 24 horas desde el momento del check-in para comunicar los datos a SES.HOSPEDAJES. No desde que haces la reserva, no desde que el huésped firma el contrato: desde que entra en el alojamiento.

Esto tiene implicaciones directas si gestionas entradas nocturnas o tardías, algo muy habitual en el alquiler vacacional con self check-in. Si un huésped llega a las 23:00 del viernes, el parte debe estar enviado antes de las 23:00 del sábado. Si lo dejas para el lunes «porque el fin de semana estás ocupado», ya estarás fuera de plazo.

Además, los datos deben conservarse durante 3 años desde la fecha del envío, con las garantías de protección de datos que exige el RGPD. Guarda siempre el acuse de recibo electrónico que genera SES.HOSPEDAJES: es tu prueba de cumplimiento ante cualquier inspección.

Consejo práctico: si gestionas más de una o dos propiedades, el envío manual dentro de ese plazo se convierte en una fuente constante de estrés. Herramientas como Registro Viajeros automatizan el envío en cuanto el huésped completa el self check-in, de modo que el parte llega a SES.HOSPEDAJES sin que tengas que acordarte.

Los 4 errores más comunes que llevan a partes rechazados o incompletos

Conocer los errores frecuentes es la forma más rápida de evitarlos:

1. Registrar solo al titular de la reserva. El decreto exige los datos de todos los viajeros. Si la reserva es de cuatro personas, hay que comunicar los datos de las cuatro, incluidos los menores.
2. Confiar en que Airbnb o Booking «ya lo hacen». Estas plataformas pueden verificar la identidad del huésped para sus propios sistemas, pero la comunicación a SES.HOSPEDAJES es siempre responsabilidad del alojamiento. Nunca de la OTA.
3. Omitir el número de soporte del DNI. Es un campo distinto al número de documento y es obligatorio para los DNI españoles. Si tu formulario no lo pide, corrígelo hoy.
4. Guardar copias del DNI en servicios en la nube sin cifrar (Google Drive, WhatsApp…). No es una infracción del RD 933/2021, pero sí del RGPD, y ambas obligaciones pueden coincidir en la misma inspección.

Qué ocurre si el parte llega incompleto o fuera de plazo

Las sanciones por incumplir la normativa de registro de viajeros están tipificadas en la Ley Orgánica 4/2015 de Protección de la Seguridad Ciudadana. Los importes van de 100 € a 30.000 € según la gravedad de la infracción, y desde mayo de 2025 ya se están tramitando expedientes reales contra establecimientos turísticos en distintas provincias españolas.

En términos generales:

• Los errores puntuales subsanados de forma voluntaria y sin reincidencia suelen considerarse infracciones leves.
• No comunicar los datos o hacerlo de forma sistemáticamente incompleta puede derivar en infracción grave, con multas que pueden superar los 600 €.
• La reincidencia puede conllevar, además de la multa económica, la suspensión de la licencia turística.

La mejor estrategia no es esperar a que llegue la inspección: es tener un proceso que recoja los datos correctos, los valide antes del envío y guarde el acuse de recibo automáticamente. Así conviertes un trámite que genera ansiedad en algo que simplemente ocurre solo.