ALOJAMIENTOS
Parte de viajeros y SES.HOSPEDAJES: guía práctica para propietarios
Si tienes un apartamento turístico, una casa rural o un hostal pequeño, el registro de viajeros ya no es opcional ni se hace en papel: desde el 2 de diciembre de 2024 es obligatorio enviar los datos de cada huésped a SES.HOSPEDAJES, la plataforma del Ministerio del Interior. La normativa genera dudas —y algo de angustia— entre los propietarios más pequeños, pero el proceso es más manejable de lo que parece una vez que entiendes qué se te pide exactamente. Esta guía te explica los puntos clave sin tecnicismos innecesarios.
¿Qué es SES.HOSPEDAJES y por qué sustituye a lo que usabas antes?
Durante años, los alojamientos turísticos enviaban los partes de viajeros a través de WEBPOL (Policía Nacional) o Hospederías (Guardia Civil), o incluso entregaban un papel en la comisaría. Esos sistemas han desaparecido. Ahora existe un único canal telemático: SES.HOSPEDAJES, desarrollado por el Ministerio del Interior al amparo del Real Decreto 933/2021, de 26 de octubre.
El cambio no es solo de plataforma: el objetivo declarado de la norma es digitalizar la gestión de los datos de hospedaje y reforzar la trazabilidad y la protección de datos personales. En la práctica, significa que todo el proceso —recoger datos, validarlos y comunicarlos— ocurre en línea.
Excepción importante: si tu alojamiento está en Cataluña, comunicas a los Mossos d'Esquadra; si está en el País Vasco, a la Ertzaintza. En el resto del territorio, SES.HOSPEDAJES es el canal obligatorio.
¿A quién obliga la norma? (Pista: también a ti, aunque solo tengas un piso)
La pregunta más frecuente entre propietarios particulares es: «¿Esto también me afecta a mí con un solo apartamento?». La respuesta es sí. La normativa afecta a cualquier persona física o jurídica que ofrezca alojamiento con pernoctación, independientemente del tamaño o la categoría del establecimiento:
- Viviendas de uso turístico (VUT) y apartamentos vacacionales
- Hoteles, hostales y pensiones
- Casas rurales y albergues
- Campings y alojamientos al aire libre
- Cualquier alojamiento que comercialices en plataformas como Airbnb o Booking
El criterio clave es la actividad de hospedaje, no el tamaño del negocio. Si alguien duerme en tu propiedad a cambio de un precio, tienes que registrarlo.
Lo primero que debes hacer si aún no lo has hecho es dar de alta tu establecimiento en SES.HOSPEDAJES antes de recibir cualquier huésped. Sin ese alta previa, no podrás enviar partes y estarás incumpliendo la norma desde el primer día.
Qué datos tienes que recoger (y cuáles generan más errores)
Aquí está el cambio más importante respecto a la normativa anterior: el RD 933/2021 amplía considerablemente los datos obligatorios. Ya no basta con el nombre y el DNI. Ahora hay que recoger aproximadamente 17-21 campos por viajero, agrupados en cuatro bloques:
- Datos personales: nombre y apellidos, sexo, fecha de nacimiento, nacionalidad.
- Documento identificativo: tipo, número y —atención— número de soporte (los 3 caracteres del reverso del DNI español). Este campo es el que más errores genera porque muchos formularios no lo incluyen.
- Datos de contacto: domicilio habitual, teléfono y correo electrónico.
- Datos de la reserva y estancia: fechas de entrada y salida, número total de viajeros, relación de parentesco si viajan menores, y forma de pago.
Dos apuntes prácticos:
- Menores de edad: también deben registrarse; no están exentos.
- Forma de pago: la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) ha aclarado que registrar los cuatro últimos dígitos de la tarjeta suele ser suficiente; no es necesario ni recomendable guardar el número completo.
- Foto del documento: no puedes escanear ni fotografiar el DNI o pasaporte. La AEPD lo considera un tratamiento excesivo de datos. Verifica el documento visualmente y registra solo los campos obligatorios.
El plazo de 24 horas: qué significa exactamente y por qué no puedes ignorarlo
El plazo máximo para comunicar los datos de cada huésped a SES.HOSPEDAJES es de 24 horas desde el check-in (o desde la firma del contrato, según el hito que corresponda). No hay excepciones por caídas técnicas de la plataforma: si SES.HOSPEDAJES está caído, debes reintentar el envío en cuanto vuelva a funcionar, siempre dentro de ese margen.
Los datos también deben conservarse durante 3 años desde la finalización del servicio, en formato digital. Pasado ese plazo, la normativa de protección de datos te obliga a hacer un borrado seguro: conservarlos más tiempo puede suponer un incumplimiento independiente del registro de seguridad ciudadana.
Un flujo sencillo para no olvidar ningún paso:
- Reserva confirmada → envía el formulario de check-in al huésped.
- Huésped completa sus datos (idealmente antes de llegar).
- Validas la información y la subes a SES.HOSPEDAJES antes de que pasen 24 horas desde la entrada.
- Guardas el registro durante 3 años y lo borras de forma segura al cumplirse ese plazo.
Herramientas como Registro Viajeros automatizan este flujo: el huésped hace el self check-in desde su móvil, los datos se validan antes del envío y el parte se comunica a SES.HOSPEDAJES de forma automática, con alertas si algo falla.
Sanciones: qué multas arriesgas si no cumples
El régimen sancionador está activo desde el 2 de diciembre de 2024 y se aplica a través de la Ley Orgánica 4/2015 de Protección de la Seguridad Ciudadana. Las sanciones se dividen en dos grandes bloques:
- Infracciones leves (envío fuera de plazo, datos incompletos o con errores): multas de 100 € a 600 €.
- Infracciones graves (no comunicar los datos, aportar información falsa, no estar dado de alta): multas de 601 € a 30.000 €.
Además de la sanción económica, la reincidencia puede conllevar la suspensión de la licencia turística. Y una advertencia que muchos propietarios no conocen: una sola queja de un huésped es suficiente para abrir un expediente.
Los errores más habituales que llevan a sanción son:
- No darse de alta en SES.HOSPEDAJES antes de recibir huéspedes.
- Enviar el parte pasadas las 24 horas.
- Omitir campos como el número de soporte del DNI o el correo electrónico del huésped.
- No registrar a los menores que acompañan a los adultos.
- Escanear el documento de identidad completo (infracción de protección de datos, independiente del registro).
Cómo simplificar el cumplimiento con el self check-in digital
El mayor riesgo para un propietario pequeño no es la mala voluntad, sino el olvido o el error humano: un campo que se deja en blanco, un parte que se envía al día siguiente, un huésped que llega tarde y cuyo registro se pospone. La solución más eficaz es sacar el cumplimiento de tu cabeza y convertirlo en un proceso automático.
El self check-in digital resuelve esto de raíz: el huésped recibe un enlace antes de llegar, rellena todos sus datos desde el móvil y el sistema valida que no falta ningún campo obligatorio antes de permitir el envío. Así el parte llega a SES.HOSPEDAJES sin que tengas que entrar manualmente en la plataforma ni recordar el plazo.
Ventajas adicionales del self check-in para propietarios pequeños:
- No necesitas estar físicamente en el alojamiento para hacer el check-in.
- El huésped puede llegar a cualquier hora sin depender de ti.
- Tienes un histórico completo de todos los envíos, útil si en algún momento te piden justificación.
- Reduces los errores de transcripción, que son la causa más común de infracciones leves.
En Registro Viajeros el flujo está pensado exactamente para esto: el propietario configura su alojamiento una vez, y a partir de ahí el envío del parte y el self check-in funcionan de forma automática en cada reserva, con alertas si hay algún problema.