PRIMERA ESTANCIA
Cómo preparar tu primera estancia con Registro Viajeros
Una rutina sencilla para crear la reserva, pedir los datos antes de la llegada y revisar qué queda pendiente desde el panel.
Esta guía te orienta en el uso de la herramienta; no sustituye los requisitos oficiales. Antes de utilizar el servicio web, comprueba tu alta, credenciales y obligaciones en las fuentes del Ministerio del Interior y en el Real Decreto 933/2021.
1. Crea tu cuenta y revisa la configuración
Empieza creando una cuenta de prueba. Antes de trabajar con una llegada real, entra en la configuración y comprueba que los datos de tu alojamiento y las credenciales que correspondan al titular están completos. Si vas a utilizar la comunicación por servicio web, no avances con datos de ejemplo ni asumas que la cuenta queda configurada por el mero hecho de poder acceder al panel.
La prueba sirve para recorrer el flujo y comprobar si encaja con tu operativa. Puedes probar Registro Viajeros gratis durante 10 días, sin tarjeta; el precio posterior parte de 1 €/mes, IVA incluido, según la modalidad elegida.
2. Crea la estancia desde el panel
En el panel, elige Crear nueva reserva. Añade una referencia que te permita identificarla —por ejemplo, la de Airbnb o Booking— y completa las fechas y los datos que pide la pantalla. Revisa el alojamiento antes de guardar: asociar la reserva equivocada es un error sencillo de evitar ahora y más difícil de detectar cuando ya has enviado el enlace al huésped.
Conviene crear una estancia realista de prueba antes de la primera llegada. Así podrás distinguir los campos que aportas tú de los que completará el huésped y decidir cuándo vas a revisar cada parte del proceso.
3. Comparte el enlace de self check-in
Una vez creada la reserva, comparte su enlace personalizado por el canal que uses con el huésped. El formulario permite que complete la información desde el móvil y firme en pantalla. No des por hecho que una reserva importada desde un calendario contiene todos los datos necesarios: el enlace es el paso para solicitar lo que falta de una forma ordenada.
Envía el enlace con tiempo y deja claro a la persona de contacto qué tiene que completar. Si gestiona varias llegadas, conserva una nota interna breve: «enlace enviado; pendiente formulario» es más útil que una tarea genérica como «revisar reserva».
4. Revisa los datos antes de continuar
Cuando el formulario esté completado, vuelve a la estancia correcta y revisa los datos disponibles. Comprueba especialmente que la reserva, las fechas y las personas corresponden a la llegada que estás preparando. Para un desglose de los campos y los errores habituales, consulta qué datos pide SES.HOSPEDAJES y cómo recogerlos.
El self check-in reduce intercambios de mensajes, pero no elimina la revisión del titular. Si falta un dato o algo no cuadra, resuélvelo antes de dar la tarea por cerrada.
5. Consulta el seguimiento y conserva la referencia
El último paso no es «el huésped terminó el formulario», sino revisar el estado que muestra la estancia y la referencia disponible. Cuando corresponda una comunicación por servicio web, diferencia la recogida de datos, el envío y la respuesta: son comprobaciones distintas. Si aparece un pendiente o una incidencia, deja anotada la siguiente acción concreta.
Esta rutina evita que los momentos de más trabajo dependan de acordarte de qué hiciste con cada llegada. Para entender por qué conviene no dejar la revisión para después, lee también qué dice la normativa sobre no registrar viajeros.